Membantu pihak pengurusan atau jabatan lain mengenal pasti kakitangan dengan mudah bagi tujuan komunikasi rasmi, pelaksanaan tugasan, atau pengurusan operasi harian organisasi.
Soalan Lazim memberikan jawapan pantas dan jelas kepada soalan-soalan biasa tanpa perlu menghubungi pihak sokongan.
Berfungsi sebagai dokumen rasmi bagi memohon kebenaran daripada pihak yang ingin dilawati, sama ada institusi pendidikan, agensi kerajaan, atau syarikat swasta.
Sangat penting dalam memudahkan pengurusan maklumat perhubungan pegawai dan anggota perkhidmatan awam dalam sesuatu jabatan.